Overhead
Als gevolg van de gewijzigde voorschriften in het BBV, wordt de overhead vanaf 2017 niet meer verdeeld over diverse posten in de begroting, maar wordt het volledige bedrag zichtbaar gemaakt op een taakveld overhead, als onderdeel van programma algemene dekkingsmiddelen.
Definitie van overhead: het geheel van functies gericht op sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces.
De gemeente is vrij in de wijze waarop overhead aan heffingen wordt doorberekend. In de begroting 2019 is uitgegaan van het toerekenen van overhead aan de heffingen op basis van de omvang van het betreffende taakveld. Het opslagpercentage wordt als volgt berekend:
Overhead/totale kosten taakvelden excl. overhead excl. mutatie reserves = opslagpercentage.
In de begroting 2019 is de opslag berekend op 14,0%. Deze opslag is ook toegepast in de jaarrekening.
Werkelijk | Begroting na wijziging | Primaire begroting | |
(x € 1.000) | 2019 | 2019 | 2019 |
Overhead | -8.709 | -8.941 | -7.537 |
Totaal | -8.709 | -8.941 | -7.537 |
Visie op dienstverlening
In het kader van de uitvoeringsagenda van de vastgestelde visie op dienstverlening vonden in 2019 de volgende activiteiten plaats:
Klanttevredenheidsonderzoek (KTO)
Het tweejaarlijks KTO heeft eind 2019 plaatsgevonden. Er zijn 2.000 inwoners aangeschreven. Het rapport wordt in februari 2020 uitgebracht. Verder zijn alle openstaande acties vanuit het KTO 2017 opgepakt.
Bereikbaarheid van de gemeente
In 2019 is als pilot een vrije inloopbalie opengesteld. De vrije inloopbalie bleek succesvol en is nu standaard in de dienstverlening opgenomen.
Digitale producten
Er zijn in 2019 nieuwe producten gedigitaliseerd en er zijn bestaande formulieren verbeterd.
Telefoonprotocol
Het ingevoerde telefoonprotocol wordt nu als standaard gehanteerd.
Communicatie
Communicatie ligt volledig op planning met betrekking tot hetgeen is toegezegd in de visie op communicatie 2018-2022 en bijbehorende uitvoeringsagenda. Per raadsinformatiebrief, is een gedetailleerde terugkoppeling gegeven over de stand van zaken per aandachtsgebied.
Waar in de voorgaande jaren met name een gedegen basis is gelegd voor de profilering van Stein, is in 2019 gewerkt aan een fundament voor de professionalisering van de gemeentelijke communicatie. Enerzijds door de samenstelling, taakverdeling en processen binnen het taakveld communicatie op orde te brengen. Anderzijds is met (onder andere) de introductie van een nieuw intranet, een 18+ website, de gemeentelijke bakfiets en interne kenniscafé’s gewerkt aan een mooie basis voor de verdere uitrol van de visie.
Daarnaast wordt de gemeente ook geconfronteerd met een sterk veranderend medialandschap; de lokale omroep fuseert tot een regionale omroep, de VIA Limburg wordt vanaf 2020 niet langer huis aan huis verspreid en doelgroepen verschuiven zich over de social mediakanalen, waarbij ook de behoeften van die doelgroepen veranderen. Stein wil in zijn informatievoorziening toegankelijk zijn voor álle inwoners. Hiervoor is in 2019 een nieuwe mediastrategie ontwikkeld, waarbij informatie in print dichtbij inwoners wordt aangeboden via permanente servicepunten en wordt voorgesteld om het gemeentenieuws in 2020 in eigen beheer uit te brengen. De servicepunten zijn eind 2019 geïntroduceerd.
Informatiebeleid
In 2019 is invulling gegeven aan het inrichten van het functioneel beheer. Door de krapte op de arbeidsmarkt is het lastiger om specialistische functies in te vullen. De vacatureruimte van functioneel beheer is daardoor later in het jaar ingevuld. Dit had gevolgen voor het uitvoeren van de projecten. Een deel van de projecten zijn niet uitgevoerd en doorgeschoven naar 2020.
Informatiebeveiliging & privacy
Informatiebeveiliging
De gemeente Stein moet voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Op basis van het jaarplan informatiebeveiliging 2019 zijn er acties uitgevoerd. Denk hierbij aan het opstellen van een uitvoeringsplan Business Continuïteits Management (BCM), opstellen procedure autorisaties en controle hierop, en het verder borgen van informatiebeveiliging in het inkoopproces.
De Chief Information Security Officer (CISO) is het aanspreekpunt voor informatiebeveiliging en adviseert en ondersteunt de organisatie bij het bewaken en verhogen van informatieveiligheid. Met het Information Security Management Systeem (ISMS) houden we inzicht in het beleid en de acties uit het jaarplan. De CISO rapporteert hierover aan het management en het bestuur.
Ook hebben we aandacht besteedt aan het vergroten van de bewustwording van informatiebeveiliging bij de medewerkers, denk hierbij aan berustwordingspresentaties, berichten op intranet, phisingmailcampagne, bezoek mystery guest en het inzetten van posters.
In 2019 hebben er zich acht beveiligingsincidenten voorgedaan waarvan er drie zijn gemeld als datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Privacy
Vanaf 25 mei 2018 wordt toezicht gehouden op de naleving van de Europese Privacy-verordening (Algemene Verordening Gegevensbescherming – hierna de AVG). Op basis van het jaarplan privacy 2019 zijn diverse acties uitgevoerd. Denk hierbij aan het inrichten van het verwerkingsregister, procedure beheer verwerkingsregister, procedure inzagerecht, update van de privacypagina op internet en opstellen privacyreglement. Verder hebben we een aantal Data Protection Impact Assessments (DPIA's) uitgevoerd voor verwerkingen binnen de afdeling dienstverlening, cameratoezicht, communicatie, de Omgevingswet en de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz).
De adviseur privacy is het aanspreekpunt voor privacy en adviseert en ondersteunt de organisatie bij het bewaken en verhogen van privacy. Met het Data Protection Management Systeem (DPMS) houden we inzicht in het beleid en de acties uit het jaarplan. De adviseur privacy rapporteert hierover aan het management en het bestuur.
Ook hebben we aandacht besteedt aan het vergroten van de bewustwording van privacy bij de medewerkers, denk hierbij aan presentaties, workshops en het adviseren bij casussen.
Op 1 mei 2019 is er een interne functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld.
Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
De jaarlijks verantwoording over de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (Suwinet) is samengevoegd en gestroomlijnd via ENSIA. Vanaf 2019 is de Basisregistratie Ondergrond (BRO) hieraan toegevoegd.
Door het toezicht te bundelen en aan te laten sluiten op de gemeentelijke planning & control-cyclus is het verantwoordingsproces over informatieveiligheid bij gemeenten verder geprofessionaliseerd en heeft het gemeentebestuur meer inzicht in de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan zij hierop beter sturen.
Het college legt via de collegeverklaring verantwoording af over informatieveiligheid. Deze is als bijlage opgenomen in dit jaarverslag.
Over de BAG, BGT en de BRO wordt verantwoording afgelegd richting het ministerie. Uit de IT-audit en de rapportage van de BAG en de BGT blijkt dat de gemeente Stein in 2019 voldoet aan de normen van DigiD en Suwinet en het benodigd aantal punten voor de BAG en de BGT met betrekking tot opzet en bestaan. Voor de BRO voldoen we nog niet omdat deze nog dient te worden ingeregeld binnen onze organisatie.